Pada tanggal 24-28 September 2012 lalu, Karina Surabaya yang diwakili oleh Bp. Edi Loke dan Sdr. Joseph Hany Hendra Wardana, mengikuti Learning Event Project Capacity Building for Emergency Response (CB4ER). Kegiatan tersebut diadakan di Kampung Legok Resort, Lembang, Jawa Barat. Kegiatan yang dihadiri oleh perwakilan Caritas dari 10 Keuskupan merupakan kelanjutan dari kegiatan CB4ER yang setahun ini berjalan, didukung oleh Catholic Relief Services (CRS) dan Karina KWI.
Sebagai penghujung dari rangkaian kegiatan CB4ER selama satu tahun, banyak pembelajaran yang menambah kapasitas relawan di bidang tanggap darurat. Kegiatan ini memiliki tujuan: melakukan simulasi atas pengetahuan dan ketrampilan, berkenaan dengan alat kajian yang sudah didapat dari rangkaian pelatihan, dalam tekanan batas waktu. Juga merupakan kesempatan uji coba lembaga dalam menghadapi dan mengelola sumber daya yang ada dalam respon bencana, serta mengukur efektivitas dan efisiensi struktur lembaga dalam respon bencana.
Kegiatan simulasi diadakan pada hari pertama dan kedua. Peserta melakukan simulasi merespon bencana mulai dari adanya informasi kejadian bencana melalui email. Informasi itu mengabarkan terjadi bencana gempa bumi di Yogyakarta. Berdasarkan informasi tersebut masing-masing keuskupan mengumpulkan data kajian, sehingga tersusun Situation Report (Sitrep) pertama. Karena informasi yang terus berkembang, maka muncul Sitrep kedua dan Sitrep ketiga. Simulasi ini mengandaikan terjadi pada hari pertama hingga hari ketujuh, pasca gempa.
Dari Sitrep tersebut, dengan menggunakan metode yang telah didapat dari Project Design, Tim Karina Surabaya merumuskan proposal yang fokus pada pemenuhan kebutuhan berdasar gap. Selain itu, mengacu pada isu sektoral, sesuai standar pemenuhan kebutuhan sektoral sebagaimana dalam buku panduan Sphere. Karina Surabaya mensimulasikan pemenuhan kebutuhan huntara (hunian sementara) untuk didistribusikan di Desa Srimulyo, Sitimulyo dan Srimartani, Kecamatan Piyungan, Kabupaten Bantul. Untuk memenuhi kebutuhan korban bencana, Karina Surabaya menyusun proposal beserta anggaran. Setelah proposal selesai, langkah berikutnya ialah simulasi pendekatan kepada donor. Hasil dari simulasi dipaparkan oleh masing-masing Caritas Keuskupan.
Sesi selanjutnya, Karina KWI dan CRS memaparkan secara ringkas hasil kerja dan kegiatan yang telah diikuti oleh para peserta CB4ER selama ini. Pelatihan itu ialah: Sphere Training di Larantuka, ER Assessment Training di Sarangan, Logistic dan SOP ER di Jakarta dan Project Design di Surabaya. Paparan hasil tes awal dan tes sesudah pelatihan yang diikuiti peserta dari 10 Caritas Keuskupan disajikan dengan lengkap. Pada umumnya, dalam setiap pelatihan, para peserta mengalami peningkatan pemahaman yang didasarkan pada hasil tes maupun kajian pribadi. Hal itu disimpulkan dari jawaban yang benar, kemampuan peserta menjawab sebagian besar pertanyaan dan peningkatan jawaban dengan membadingkan tes awal dan tes akhir
Di hari ketiga, peserta melakukan pembelajaran yang dikemas dalam outbound. Kegiatan ini disisipi materi hasil pembelajaran CB4ER, sejak Kick Of Meeting sampai dengan Logistic Training. Setiap sesi didahului dengan permainan yang bertujuan membentuk kekompakan peserta.
Hari keempat, Ibu Sarah Ford, membimbing peserta untuk mendalami kajian kelembagaan, Holistic Organizational Capacity Assessment Instrument (HOCAI). Peserta dari masing-masing keuskupan membuat penilaian pada 9 materi kajian HOCAI dengan menempelkan tulisan yang sudah baik dan yang perlu ditingkatkan. Selain itu peserta diwajibkan menempelkan 2 tanda pada 9 materi kajian HOCAI, yang menjadi fokus kegiatan dalam waktu dekat. Berkenaan dengan HOCAI, masing-masing keuskupan menjawab pertanyaan, siapa saja yang terlibat dalam HOCAI, ialah Romo Vikaris Jendral, Romo Direktur, Manager program, Manager keuangan, Tim ER, Tim DRR, Tim Peningkatan Kapasitas, Informasi dan Komunikasi serta relawan dari setiap perwakilan Posko Paroki rawan bencana. Sedangkan waktu yang dirancang untuk melaksanakan HOCAI ialah sekitar November 2012 - Februari 2013.
Pada hari terakhir, peserta diajak membuat rencana aksi untuk keuskupan masing-masing. Karina Surabaya merancang aksi atas persoalan utama yang diidentifikasi oleh peserta, meliputi: kondisi tempat kerja, beban kerja, memperbaiki komunikasi internal, mememperbaiki komunikasi dengan mitra (CRS, Karina, Caritas Keuskupan), termasuk dalam hal laporan. Peserta menyusun beberapa kemungkinan rencana aksi untuk mengatasi persoalan utama. Penyusunan rencana aksi itu mempertimbangkan konsep specific / khusus, measureable / dapat diukur, achievable / dapat dicapai, realistic / realistis, timebound / rentang waktu (SMART).
Sebenarnya, bersamaan dengan proses CB4ER, Karina Surabaya telah melaksanakan kegiatan tingkat Keuskupan. Antara lain, pelaksanaan Pelatihan Sphere di Kevikepan Blitar bersama pemerintah dan wakil paroki, membuat pelatihan Jatadar (Jaringan Tanggap Darurat) serta visitasi ke paroki rawan bencana untuk menyamakan persepsi siklus proyek. Selain itu membentuk tim logistik, pembuatan dan sosialisasi SOP ER yang masih harus disempurnakan. Berkenaan dengan pengambilan keputusan, Karina Surabaya memiliki stuktur organisasi didukung dengan dana cadangan. Dana tersebut dapat diakses dalam situasi darurat, dengan persetujuan Uskup / Vikaris Jendral. Tak kalah penting dalam hal jaringan dan koordinasi, Karina Surabaya mengutamakan pembentukan kontak person paroki rawan bencana dan membekali tim paroki dengan Project Design dan keuangan.
Dengan adanya refleksi Pelatihan CB4ER, Karina Surabaya akan fokus pada beberapa hal yang masih perlu disempurnakan, terutama di beberapa sektor kunci, ialah: Sphere, ER Assessment, Logistic, SOP ER dan Project Design. Di akhir acara, CRS dan Karina KWI akan mengusahakan penyegaran Pelatihan Sphere, pada Januari 2013 dan Pelatihan Kajian dan Perancangan Proyek di April 2013.
Sebagai penutup, Ibu Sarah Ford dari Kantor Pusat CRS di Baltimore mengungkapkan pertemuan kali ini sebagai kerja luar biasa, melihat perkembangan dan tantangan Caritas Keuskupan. Ia mengungkapkan merasakan komitmen peserta serta merasa terhormat di antara para peserta. “Saya belajar banyak atas kerja Caritas di Indonesia dan senang sekali berkontribusi terhadap Caritas. Saya akan membagikan pengalaman dengan CRS dan mitra di negara-negara lain, tentang bagaimana kalian saling memperkuat satu sama lain”, paparnya.
Sementara Ibu Yenni Suryani dari CRS Indonesia, mengungkapkan bahwa kerjasama selama 18 bulan secara intensif sudah dilihat bersama dalam simulasi. CB4ER harus didukung seluruh struktur organisasi. Kali ini peserta dapat dikategorikan berada di lingkaran keempat dan hendak menuju lingkaran keenam. Sebagai penutup, Rm. Ignatius Suyadi, SJ dari Karina KWI mengucapkan terima kasih kepada CRS, sekaligus mengajak para peserta mewujudkan hasil pelatihan dalam pelayanan.