Pada tanggal 19-21 Agustus 2011, Karina Surabaya mengadakan Pelatihan Manajemen Keuangan Praktis. Pelatihan ini didahului dengan persiapan materi dan micro teaching yang melibatkan para fasilitator. Fasilitator yang pernah mengikuti Pelatihan di tingkat Karina KWI ialah: Ibu Emilia Susan, Sdri. Fina Utami Putri dan Bp. Heri Risdianto didukung Bp. Edi Loke. Mereka melakukan persiapan sebagai kesempatan mempelajari materi dan memformulasikan sesuai dengan situasi di lapangan.
Kegiatan ini memiliki tujuan, meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan relawan di bidang manajemen keuangan praktis, membangun pemahaman bersama pengelolaan keuangan ketika terjadi bencana, meningkatkan kesadaran pentingnya prinsip akuntabilitas, memahami standar-standar pelaksanaan dan pengolaan keuangan serta membangun kerjasama dan kesepahaman dalam tahap-tahap pembuatan laporan keuangan. Mekanisme kegiatan diawali dengan membentuk tim fasilitator yang terdiri dari anggota yang pernah mengikuti pelatihan keuangan Karina KWI. Mereka kemudian mendalami dan merancang modul-modul yang akan digunakan, membagi tugas, merancang kegiatan, mengundang para peserta dari setiap Posko Paroki rawan bencana, seperti Paroki Blitar, Trenggalek, Pare, Nganjuk, Madiun, Cepu dan Bojonegoro. Meskipun yang hadir hanya 4 Posko Paroki saja.
Hari Pertama
Hari Pertama
Pelatihan dimulai dengan perkenalan dan harapan peserta terhadap pelatihan tersebut. Harapan berkenaan dengan keuangan ialah mengetahui cara membuat dan mengatur keuangan ketika terjadi bencana, termasuk membuat rancangan untuk disetujui dan membuat laporan keuangan. Harapan berkenaan dengan Karina agar semakin memahami gerakan Karina, struktur organisasi, sehingga bisa berperan maksimal dan akhirnya menularkan ilmu kepada teman-teman di setiap Posko. Peserta selanjutnya dibagi dalam 3 kelompok untuk mengawal semua proses demi kelancaran sebuah kegiatan.
Bp. Edi Loke mengawali dengan memperkenalkan apa itu Karina. Materi menekankan visi, misi, program dan kegiatan yang dilakukan Karina Surabaya selama ini. Siapapun yang terlibat, hendaknya mengikuti alur dan memahami gerak bersama program yang ditetapkan tersebut. Selanjutnya, Rm. A. Luluk Widyawan memberikan penegasan tentang Karina Keuskupan Surabaya. Ia mengingatkan pelayanan kemanusiaan yang digerakkan oleh hati yang penuh belarasa dan serba spontan, perlu didukung dengan manajemen yang memadai, bukan semata-mata supaya mbulet.
Acara dilanjutkan dengan penjelasan tentang manajemen keuangan yang dibawakan oleh Heri Risdianto. Dalam paparannya, Heri menekankan manajemen keuangan berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, pengontrolan dan pengawasan sumber-sumber keuangan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Proses ini diperlukan untuk mengatur sumber keuangan yang terbatas, mengatur resiko dan menggunakannya agar sesuai dengan tujuan. Hal yang terpenting adalah perlunya pengawasan.
Ada 7 prinsip keuangan yaitu, Prinsip Viabilitas agar pengeluaran seimbang dengan pemasukan; Pelayanan agar penggunaan keuangan sesuai dengan kepentingan; Prinsip Standard Akutansi dalam mengunakan sistem menyimpan dokumen dan data keuangan; Prinsip Akuntabilitas dimana organisasi harus bisa menjelaskan apa saja kegiatan yang dilakukan dan untuk apa saja kegunaan uang yang diberikan donor dan penerima manfaat. Selain itu ada Prinsip Konsistensi dalam menggunakan keuangan sesuai dengan rencana yang dilakukan sehingga antara laporan keuangan dan budget, konsisten serta Prinsip Transparansi agar dapat menyediakan data dan informasi berkaitan dengan kegiatan dan penggunaan dana dalam membiayai kegiatan. Prinsip terakhir yang penting ialah Integritas setiap pribadi dalam sebuah organisasi untuk bekerja dengan jujur.
Prinsip tersebut didukung dalam 4 pilar utama dalam manajemen keuangan ialah: Data Akuntansi dalam rupa data transaksi keuangan yang akurat, Perencanaan Keuangan berkaitan dengan dengan rencana strategis, operasional dan rencana biaya pengeluaran. Juga Pencatatan Keuangan organisasi dalam melakukan pengeluaran dan merapikan data akutansi secara jelas dan teratur serta Pengawasan Internal yang menekankan adanya pengawasan, pengecekan dan keseimbangan yang dilakukan terus menerus.
Hari Kedua
Hari Kedua
Hari kedua, pembahasan Manajemen Keuangan untuk Organisasi Nirlaba disampaikan oleh Emilia. Pembahasan dimulai dengan menjelaskan apa itu oranisasi nirlaba, dasar hukum, ciri-ciri, bentuk, penanggungjawab dan cara mendapatkan dana dalam pengelolaan organisasi. Secara singkat dijelaskan pula pentingnya manajemen keuangan dalam sebuah organisasi nirlaba. Akuntabilitas sangat diperlukan karena mereka yang tidak akuntabel akan tidak dipercaya untuk mendapatkan donor. Transparansi diperlukan untuk membantu pengambilan keputusan, terlebih ada hubungannya dengan publik dan pemerintahan. Penjelasan tersebut menujukkan pula perbedaan yang mendasar antara manajemen dan akuntansi keuangan. Perbedaan tersebut membedakan input, output dan pengambil keputusan dalam pengambilan keputusan serta siapa saja yang berperan dalam pengambilan keputusan.
Setelah itu, pengenalan mengenai microsoft excel sebagai dasar untuk membuat laporan keuangan. Fina Utami menjelaskan penggunaan program tersebut sekaligus melatih para peserta untuk mempraktekkan simbol dan fungsi yang tersedia. Selanjutnya peserta masuk dalam kelompok untuk mempelajari sebuah kasus bencana di sebuah lokasi. Ketika berhadapan dengan non bencana, program yang ada diadakan adalah Program Pengurangan Resiko Bencana.
Para peserta dalam kelompok, diminta untuk merancang budget berdasarkan situasi yang dialami masyarakat. Hal ini berarti mendengarkan keinginan masyarakat untuk dituangkan dalam program kegiatan, sehingga bukan turunan dari atas, melainkan masukan dari bawah. Tujuannya agar peserta memiliki pemahaman dan pengetahuan, bagaimana merancang anggaran ketika menjalankan sebuah program pengurangan resiko bencana. Berkaitan dengan materi pelatihan tersebut, ada pengalaman yang menarik. Dana yang dirancang ternyata sebagian besar untuk membiayai operasional kantor, sekretariat dan fasilitator. Setelah diadakan kajian kritis, semua kelompok mengatur anggaran agar proposional antara biaya program pelayanan dan biaya operasional.
Materi pelatihan selanjutnya memperkenalkan alur pembelian, bagaimana sampai terjadi pembelian, dasar-dasar pembelian, bukti dokumen atau nota sebagai penunjang, serta dokumen pencatatan. Emilia Susan menjelaskan dokumen-dokumen penting keuangan mulai dari kategori permohonan pengadaan barang dan dokumen-dokumen penunjang proses akuntansi. Seluruh proses penawaran barang dan jasa harus didokumentasikan secara jelas. Ada proses pengadaan barang, permohonan pembelian dan penerimaan barang. Para peserta diberi contoh dokumen-dokumen yang harus ada dalam sebuah proses.
Kegiatan ini berlanjut pada pembuatan laporan keuangan. Dalam laporan keuangan ada unsur yang harus ada ialah jurnal, buku besar, hingga analisa laporan keuangan. Selanjutnya ada simulasi pembelian. Para peserta diberi uang mainan untuk mempraktekkan cara membelanjakan uang tersebut, mendokumentasikan dan membuat sebuah laporan keuangan.
Hari Ketiga
Hari Ketiga
Pada hari ketiga, peserta diminta untuk melanjutkan membuat alur keuangan sampai pada laporan keuangan yang lengkap dan utuh, sejak dari simulasi pembelian hingga laporan keuangan. Bukti-bukti yang ada saat simulasi pembelian menjadi acuan untuk pembuatan laporan keuangan. Dalam kesempatan itu, fasilitator menjelaskan pengisian jurnal pada format excel yang telah dibagikan dalam bentuk softcopy. Penjelasan itu menjadi bekal untuk mengerjakan laporan sehingga peserta langsung mempraktekan proses input data pada jurnal sheet. Setelah mereka menyelesaikan jurnal, fasilitator kembali memberi petunjuk pengisian tahap selanjutnya yaitu buku besar. Tahap terakhir dari laporan keuangan adalah analisa laporan keuangan. Peserta mengerjakan studi kasus dalam kelompok sampai membuat laporan keuangan secara keseluruhan.
Sampai pukul 11.00 para peserta sudah menyelesaikan seluruh laporan keuangan yang disimpan dalam format microsoft excel yang memudahkan mengetahui proses. Sebagai bahan peneguhan, fasilitator menyampaikan teori mengenai laporan keuangan yang dapat dijadikan kata kunci pembuatan laporan keuangan ialah tepat waktu, akurat dan relevan.
Acara selanjutnya post test. Kesimpulannya menggembirakan, hampir semua peserta mengalami peningkatan kemampuan dalam memahami berbagai hal tentang keuangan. Bukan sekedar merancang anggaran dan membuat laporan keuangan yang baik. Selain itu, dalam evaluasi diketahui bahwa awalnya para peserta belum memahami istilah-istilah keuangan, namun dalam proses partisipatif yang intensif, pengertian-pengertian tersebut dimengerti. Hal ini didukung oleh kemampuan fasilitator mendampingi peserta berdasarkan standar Karina selama ini.
Harapannya, peserta pelatihan menjadi penanggungjawab dalam pengelolaan keuangan ketika terjadi bencana. Mereka dapat menjadi fasilitator bagi teman lain yang ingin mengetahui dan mempelajari manajemen keuangan praktis. Mereka diharapkan melakukan duplikasi untuk menularkan pengetahuan dan ketrampilan dalam bidang keuangan di posko masing-masing. Kegiatan peningkatan kapasitas bagi para relawan akan diteruskan dan berdasarkan kesepakatan, Tulungagung (Trenggalek) menjadi tuan rumah untuk pelatihan selanjutnya, yaitu Project Cycle Management. (disarikan dari: Laporan Pelatihan Manajemen Keuangan Praktis, Karina Keuskupan Surabaya)